Společnost Advokátní kancelář KŠ legal s.r.o., se sídlem Náměstí T. G. Masaryka 153, 261 01 Příbram I, IČ 071 17 990 (dále jen „společnost“) chrání veškeré zpracovávané osobní údaje jako přísně důvěrné a nakládá s nimi v souladu s platnými právními předpisy v oblasti ochrany osobních údajů. Společnost za účelem přijetí těch nejvyšších a nejpřísnějších standardů na poli ochrany a nakládání s osobními údaji přijímá tyto zásady a zavazuje se je prosazovat ve svých interních záležitostech i vně společnosti, a to zejména ve styku se svými klienty, obchodními partnery a třetími osobami. Společnost je v souladu s Nařízením (EU) č. 2016/679 správcem Vašich osobních údajů, tj. shromažďuje, uchovává a využívá (i jinak zpracovává) Vaše osobní údaje pro výkon své podnikatelské činnosti (jednotlivé účely, pro které jsou osobní údaje zpracovávány, jsou blíže vymezeny níže), která spočívá zejména v poskytování právních služeb a souvisejícího poradenství v oblasti práva a podnikání.
Právním základem pro zpracování osobních údajů je nejčastěji smlouva o poskytování právní pomoci.
Tyto Zásady zpracování osobních údajů se vztahují na (i) zpracování osobních údajů prováděné společností během komunikace s Vámi prostřednictvím e-mailu či telefonu, (ii) zpracování osobních údajů ze strany společnosti během trvání obchodního vztahu s klienty, obchodními partnery a třetími osobami, (iii) zpracování osobních údajů při plnění právních povinností společnosti a na (iv) zpracování osobních údajů, jež je nezbytné pro účely ochrany oprávněných zájmů společnosti.
Zásady zpracování osobních údajů popisují účely zpracování osobních údajů a způsoby jejich zpracování, informují o jednotlivých kategoriích zpracovávaných osobních údajů, jejich případných příjemcích, době uchování osobních údajů a o Vašich právech ve vztahu k ochraně osobních údajů.
Právní tituly a ÚČELY ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ
Vaše osobní údaje mohou být společností zpracovávány na základě a pro tyto účely:
- Plnění smlouvy o poskytování právní pomoci, včetně jejího sjednání (smlouvy o poskytování právních služeb či plnění požadavků klientů, tj. faktický výkon právních služeb podle právních předpisů upravujících výkon advokacie; vztahy s obchodními partnery, dodavateli výrobků a služeb);
- Plnění právních povinností (zejména povinností ve smyslu účetní a daňové legislativy, tedy předávání osobních údajů orgánům finanční správy, případně dalším orgánům veřejné moci v souladu s příslušnými právními předpisy; řádné vedení advokátního spisu včetně e-mailové komunikace, seznamu kontaktů a poskytovaných služeb);
- Ochrana oprávněného zájmu správců (ochrana práv a právem chráněných zájmů společnosti, identifikace klienta ve smyslu zákona č. 85/1996 Sb., o advokacii a zákona č. 253/2008 Sb., o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti, ochrana sítě proti poškozujícímu jednání nebo ochrana před zneužitím webových stránek, oborový monitoring trhu práce a služeb);
- Ochrana oprávněného zájmu třetích osob (zejména klientů) v souladu s pravidly upravujícími výkon advokacie;
- Udělení souhlasu se zpracováním (pokud udělíte společnosti souhlas se zpracováním osobních údajů pro konkrétní účel, berete na vědomí, že poskytnutí tohoto souhlasu je dobrovolné a že lze souhlas kdykoli písemně na adresu společnosti anebo prostřednictvím elektronické pošty. Souhlas je poskytován do jeho odvolání. Neposkytnutí souhlasu nemá vliv na plnění smlouvy).
ZPRACOVÁVANÉ OSOBNÍ ÚDAJE a jejich rozsah
Čí osobní údaje zpracováváme?
Zpracovávat můžeme osobní údaje u následujících kategorií osob:
- Klienti
- Potenciální klienti
- Třetí osoby v souvislosti s námi poskytnutými službami
- Uchazeči o zaměstnání
- Dodavatelé zboží a služeb
Společnost je na základě výše uvedených právních titulů oprávněna zpracovávat následující osobní údaje dle účelu zpracování: jméno a příjmení, dat. narození, rodné číslo, adresa, email, tel. číslo, rodinný stav a další osobní informace
Osobní údaje jsou společností zpracovávány jak manuálně, tak automatizovaně. K automatizovanému zpracování osobních údajů dochází zejména pro účely plnění smluvního vztahu a nabízení služeb.
PŘÍJEMCI OSOBNÍCH ÚDAJŮ
Společnost Vaše osobní údaje zpřístupňuje pouze oprávněným zaměstnancům a spolupracujícím advokátům či jednotlivým zpracovatelům osobních údajů smluvně sjednaným společností, případně dalším správcům, vždy však pouze v míře nezbytné pro naplnění jednotlivých účelů zpracování a na základě odpovídajícího právního titulu pro zpracování osobních údajů.
Společnost je v zákonem stanovených případech oprávněna, resp. povinna některé osobní údaje předat na základě platných právních předpisů například orgánům činným v trestním řízení či dalším orgánům veřejné moci.
OSOBNÍ ÚDAJE OSOB
Osobní údaje osob, jimiž se rozumí osobní údaje fyzických osob jako zaměstnanců a zákazníků, klientů či obchodních partnerů společnosti a dalších fyzických osob podílejících se na spolupráci se společností, popř. jiné údaje, které společnost obdrží od klienta či obchodního partnera v souvislosti s uzavřením či plněním smlouvy, budou zpracovány v souladu s platnými právními předpisy v oblasti ochrany osobních údajů. Tyto osobní údaje použije společnost za účelem plnění smluv s klienty či dodavateli. Společnost bude zpracovávat osobní údaje třetích osob po dobu trvání smluvního vztahu a dále po dobu stanovenou zvláštními právními předpisy, jsou-li takové. Po delší dobu budou pak uchovávány, pokud vznikne v odůvodněném případě potřeba uchovávat údaje v souvislosti s konkrétním případem.
DOBA UCHOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ
Společnost Vaše osobní údaje zpracovává a uchovává po dobu nezbytně nutnou k zajištění všech práv a povinností plynoucích z příslušného smluvního vztahu a dále po dobu, po kterou je společnost povinna jakožto správce osobních údajů osobní údaje uchovávat podle obecně závazných právních předpisů, nebo na kterou jste společnosti ke zpracování udělili souhlas. V ostatních případech vyplývá doba zpracování z účelu zpracování, kterému musí být přiměřená, anebo je dána právními předpisy v oblasti ochrany osobních údajů.
Osobní údaje společnost zpracovává dle účelu jejich zpracování po zde uvedenou dobu:
| Účel zpracování | Doba uchování |
| Plnění smlouvy | po dobu trvání smluvního vztahu a po dobu 10 let od ukončení smluvního vztahu |
| Plnění právních povinností | po dobu stanovenou příslušným právním předpisem |
| Ochrana oprávněného zájmu správců nebo třetích osob | maximálně po dobu 3 let od doby počátku zpracování údajů, nestanoví-li zvláštní právní předpisy jinak (např. upravující výkon advokacie), anebo pokud v odůvodněném případě nevznikne potřeba uchovávat údaje po dobu delší v souvislosti s konkrétním případem |
PRÁVA SUBJEKTŮ ÚDAJŮ
Jako subjekt údajů, máte v souvislosti se zpracováním osobních údajů práva, která vyplývají z právních předpisů a která můžete kdykoliv uplatnit. Jedná se o právo (i) na přístup k osobním údajům, (ii) na opravu nepřesných a doplnění neúplných osobních údajů, (iii) na výmaz osobních údajů, nejsou-li již osobní údaje potřebné pro účely, pro které byly shromážděny či jinak zpracovány, anebo zjistí-li se, že byly zpracovávány protiprávně, (iv) na omezení zpracování osobních údajů, (v) na přenositelnost údajů, (vi) právo vznést námitku, po níž zpracování osobních údajů bude ukončeno, neprokáže-li se, že existují závažné oprávněné důvody pro zpracování, jež převažují nad zájmy nebo právy a svobodami subjektu údajů, zejména je-li důvodem případné vymáhání právních nároků, a (vii) právo obrátit se na Úřad pro ochranu osobních údajů.
- Právo na přístup k osobním údajům: Chcete-li vědět, jestli společnost zpracovává osobní údaje, máte právo získat informace o tom, jestli jsou Vaše osobní údaje zpracovávány, a pokud tomu tak je, máte také právo k Vašim osobním údajům získat přístup.
- Právo na opravu nepřesných a doplnění neúplných osobních údajů: V případě, že si myslíte, že o Vás společnost zpracovává nepřesné či neúplné osobní údaje, máte právo požadovat jejich opravu a doplnění. Společnosti provedou opravu či doplnění údajů bez zbytečného odkladu, vždy však s ohledem na technické možnosti.
- Právo na výmaz: V případě, že požádáte o výmaz, společnost vymaže Vaše osobní údaje, pokud (i) již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovány, (ii) zpracování je protiprávní, (iii) vznesete námitky proti zpracování a neexistují žádné převažující oprávněné důvody pro zpracování Vašich osobních údajů, nebo (iv) odpadla zákonná povinnost ke zpracování stanovená právem Evropské unie nebo vnitrostátními právními předpisy.
- Právo na omezení zpracování osobních údajů: V případě, že požádáte o omezení zpracování, společnost osobní údaje znepřístupní, dočasně odstraní či uchovává anebo provedou jiné úkony zpracování, které budou potřebné pro řádný výkon uplatněného práva.
- Právo na přenositelnost údajů: V případě, že chcete, aby společnost osobní údaje, které o Vás v elektronické formě zpracovává na základě smlouvy nebo souhlasu a které jste jí- poskytl(a), předaly třetímu subjektu, můžete využít svého práva na přenositelnost údajů. V případě, že by výkonem tohoto práva byly nepříznivě dotčeny práva a svobody jiných osob, společnost nebude moci Vaší žádosti vyhovět.
- Právo vznést námitku: Právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů, které jsou zpracovávány pro účely splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci nebo pro účely ochrany oprávněných zájmů společnosti. V případě, že společnost neprokáže, že existuje závažný oprávněný důvod pro zpracování, který převažuje nad zájmem nebo právy a svobodami zákazníka, zpracování na základě námitky ukončí bez zbytečného odkladu.
S ohledem na specifický charakter činností společnosti (výkon advokacie) může být výkon některých práv subjektů údajů výrazně omezen (zejména pro případy zpracování osobních údajů týkajících se konkrétních právních případů).
Další informace v souvislosti se zpracováním osobních údajů poskytuje pověřenec pro ochranu osobních údajů na e-mailové adrese info@ak-kokes.cz. V případě realizace práv se můžete obrátit se svým požadavkem písemně na adresu sídla společnosti nebo e-mailem na info@ak-kokes.cz.
Na ochranu soukromí a osobních údajů dohlíží Úřad pro ochranu osobních údajů.
adresa: Pplk. Sochora 27 170 00 Praha 7
tel.: 234 665 111
web: www.uoou.cz
Tyto Zásady zpracování osobních údajů jsou účinné od 25. 5. 2018 a budou pravidelně aktualizovány.