Zásady zpracování osobních údajů

Společnost Mgr. Jiří Kokeš a partneři, advokátní kancelář, s.r.o., se sídlem Na Flusárně 168, Příbram III, 261 01 Příbram, IČ 071 17 990 (dále jen „společnost“) chrání veškeré zpracovávané osobní údaje jako přísně důvěrné a nakládá s nimi v souladu s platnými právními předpisy v oblasti ochrany osobních údajů. Společnost za účelem přijetí těch nejvyšších a nejpřísnějších standardů na poli ochrany a nakládání s osobními údaji přijímá tyto zásady a zavazuje se je prosazovat ve svých interních záležitostech i vně společnosti, a to zejména ve styku se svými klienty, obchodními partnery a třetími osobami. Společnost je v souladu s Nařízením (EU) č. 2016/679 správcem Vašich osobních údajů, tj. shromažďuje, uchovává a využívá (i jinak zpracovává) Vaše osobní údaje pro výkon své podnikatelské činnosti (jednotlivé účely, pro které jsou osobní údaje zpracovávány, jsou blíže vymezeny níže), která spočívá zejména v poskytování právních služeb a souvisejícího poradenství v oblasti práva a podnikání.

Právním základem pro zpracování osobních údajů je nejčastěji smlouva o poskytování právní pomoci.

Tyto Zásady zpracování osobních údajů se vztahují na (i) zpracování osobních údajů prováděné společností během komunikace s Vámi prostřednictvím e-mailu či telefonu, (ii) zpracování osobních údajů ze strany společnosti během trvání obchodního vztahu s klienty, obchodními partnery a třetími osobami, (iii) zpracování osobních údajů při plnění právních povinností společnosti a na (iv) zpracování osobních údajů, jež je nezbytné pro účely ochrany oprávněných zájmů společnosti.

Zásady zpracování osobních údajů popisují účely zpracování osobních údajů a způsoby jejich zpracování, informují o jednotlivých kategoriích zpracovávaných osobních údajů, jejich případných příjemcích, době uchování osobních údajů a o Vašich právech ve vztahu k ochraně osobních údajů.

Právní tituly a ÚČELY ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Vaše osobní údaje mohou být společností zpracovávány na základě a pro tyto účely:

  • Plnění smlouvy o poskytování právní pomoci, včetně jejího sjednání (smlouvy o poskytování právních služeb či plnění požadavků klientů, tj. faktický výkon právních služeb podle právních předpisů upravujících výkon advokacie; vztahy s obchodními partnery, dodavateli výrobků a služeb);
  • Plnění právních povinností (zejména povinností ve smyslu účetní a daňové legislativy, tedy předávání osobních údajů orgánům finanční správy, případně dalším orgánům veřejné moci v souladu s příslušnými právními předpisy; řádné vedení advokátního spisu včetně e-mailové komunikace, seznamu kontaktů a poskytovaných služeb);
  • Ochrana oprávněného zájmu správců (ochrana práv a právem chráněných zájmů společnosti, identifikace klienta ve smyslu zákona č. 85/1996 Sb., o advokacii a zákona č. 253/2008 Sb., o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti, ochrana sítě proti poškozujícímu jednání nebo ochrana před zneužitím webových stránek, oborový monitoring trhu práce a služeb);
  • Ochrana oprávněného zájmu třetích osob (zejména klientů) v souladu s pravidly upravujícími výkon advokacie;
  • Udělení souhlasu se zpracováním (pokud udělíte společnosti souhlas se zpracováním osobních údajů pro konkrétní účel, berete na vědomí, že poskytnutí tohoto souhlasu je dobrovolné a že lze souhlas kdykoli písemně na adresu společnosti anebo prostřednictvím elektronické pošty. Souhlas je poskytován do jeho odvolání. Neposkytnutí souhlasu nemá vliv na plnění smlouvy).

ZPRACOVÁVANÉ OSOBNÍ ÚDAJE a jejich rozsah

Čí osobní údaje zpracováváme?

Zpracovávat můžeme osobní údaje u následujících kategorií osob:

  1. Klienti
  2. Potenciální klienti
  3. Třetí osoby v souvislosti s námi poskytnutými službami
  4. Uchazeči o zaměstnání
  5. Dodavatelé zboží a služeb

Společnost je na základě výše uvedených právních titulů oprávněna zpracovávat následující osobní údaje dle účelu zpracování: jméno a příjmení, dat. narození, rodné číslo, adresa, email, tel. číslo, rodinný stav a další osobní informace

Osobní údaje jsou společností zpracovávány jak manuálně, tak automatizovaně. K automatizovanému zpracování osobních údajů dochází zejména pro účely plnění smluvního vztahu a nabízení služeb.

PŘÍJEMCI OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Společnost Vaše osobní údaje zpřístupňuje pouze oprávněným zaměstnancům a spolupracujícím advokátům či jednotlivým zpracovatelům osobních údajů smluvně sjednaným společností, případně dalším správcům, vždy však pouze v míře nezbytné pro naplnění jednotlivých účelů zpracování a na základě odpovídajícího právního titulu pro zpracování osobních údajů.

Společnost je v zákonem stanovených případech oprávněna, resp. povinna některé osobní údaje předat na základě platných právních předpisů například orgánům činným v trestním řízení či dalším orgánům veřejné moci.

OSOBNÍ ÚDAJE OSOB

Osobní údaje osob, jimiž se rozumí osobní údaje fyzických osob jako zaměstnanců a zákazníků, klientů či obchodních partnerů společnosti a dalších fyzických osob podílejících se na spolupráci se společností, popř. jiné údaje, které společnost obdrží od klienta či obchodního partnera v souvislosti s uzavřením či plněním smlouvy, budou zpracovány v souladu s platnými právními předpisy v oblasti ochrany osobních údajů. Tyto osobní údaje použije společnost za účelem plnění smluv s klienty či dodavateli. Společnost bude zpracovávat osobní údaje třetích osob po dobu trvání smluvního vztahu a dále po dobu stanovenou zvláštními právními předpisy, jsou-li takové. Po delší dobu budou pak uchovávány, pokud vznikne v odůvodněném případě potřeba uchovávat údaje v souvislosti s konkrétním případem.

DOBA UCHOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Společnost Vaše osobní údaje zpracovává a uchovává po dobu nezbytně nutnou k zajištění všech práv a povinností plynoucích z příslušného smluvního vztahu a dále po dobu, po kterou je společnost povinna jakožto správce osobních údajů osobní údaje uchovávat podle obecně závazných právních předpisů, nebo na kterou jste společnosti ke zpracování udělili souhlas. V ostatních případech vyplývá doba zpracování z účelu zpracování, kterému musí být přiměřená, anebo je dána právními předpisy v oblasti ochrany osobních údajů.

Osobní údaje společnost zpracovává dle účelu jejich zpracování po zde uvedenou dobu:

Účel zpracováníDoba uchování
Plnění smlouvypo dobu trvání smluvního vztahu a po dobu 10 let od ukončení smluvního vztahu
Plnění právních povinnostípo dobu stanovenou příslušným právním předpisem
Ochrana oprávněného zájmu správců nebo třetích osobmaximálně po dobu 3 let od doby počátku zpracování údajů, nestanoví-li zvláštní právní předpisy jinak (např. upravující výkon advokacie), anebo pokud v  odůvodněném případě nevznikne potřeba uchovávat údaje po dobu delší v souvislosti s konkrétním případem

PRÁVA SUBJEKTŮ ÚDAJŮ

Jako subjekt údajů, máte v souvislosti se zpracováním osobních údajů práva, která vyplývají z právních předpisů a která můžete kdykoliv uplatnit. Jedná se o právo (i) na přístup k osobním údajům, (ii) na opravu nepřesných a doplnění neúplných osobních údajů, (iii) na výmaz osobních údajů, nejsou-li již osobní údaje potřebné pro účely, pro které byly shromážděny či jinak zpracovány, anebo zjistí-li se, že byly zpracovávány protiprávně, (iv) na omezení zpracování osobních údajů, (v) na přenositelnost údajů, (vi) právo vznést námitku, po níž zpracování osobních údajů bude ukončeno, neprokáže-li se, že existují závažné oprávněné důvody pro zpracování, jež převažují nad zájmy nebo právy a svobodami subjektu údajů, zejména je-li důvodem případné vymáhání právních nároků, a (vii) právo obrátit se na Úřad pro ochranu osobních údajů.

  • Právo na přístup k osobním údajům: Chcete-li vědět, jestli společnost zpracovává osobní údaje, máte právo získat informace o tom, jestli jsou Vaše osobní údaje zpracovávány, a pokud tomu tak je, máte také právo k Vašim osobním údajům získat přístup.
  • Právo na opravu nepřesných a doplnění neúplných osobních údajů: V případě, že si myslíte, že o Vás společnost zpracovává nepřesné či neúplné osobní údaje, máte právo požadovat jejich opravu a doplnění. Společnosti provedou opravu či doplnění údajů bez zbytečného odkladu, vždy však s ohledem na technické možnosti.
  • Právo na výmaz: V případě, že požádáte o výmaz, společnost vymaže Vaše osobní údaje, pokud (i) již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovány, (ii) zpracování je protiprávní, (iii) vznesete námitky proti zpracování a neexistují žádné převažující oprávněné důvody pro zpracování Vašich osobních údajů, nebo (iv) odpadla zákonná povinnost ke zpracování stanovená právem Evropské unie nebo vnitrostátními právními předpisy.
  • Právo na omezení zpracování osobních údajů: V případě, že požádáte o omezení zpracování, společnost osobní údaje znepřístupní, dočasně odstraní či uchovává anebo provedou jiné úkony zpracování, které budou potřebné pro řádný výkon uplatněného práva.
  • Právo na přenositelnost údajů: V případě, že chcete, aby společnost osobní údaje, které o Vás v elektronické formě zpracovává na základě smlouvy nebo souhlasu a které jste jí- poskytl(a), předaly třetímu subjektu, můžete využít svého práva na přenositelnost údajů. V případě, že by výkonem tohoto práva byly nepříznivě dotčeny práva a svobody jiných osob, společnost nebude moci Vaší žádosti vyhovět.
  • Právo vznést námitku: Právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů, které jsou zpracovávány pro účely splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci nebo pro účely ochrany oprávněných zájmů společnosti. V případě, že společnost neprokáže, že existuje závažný oprávněný důvod pro zpracování, který převažuje nad zájmem nebo právy a svobodami zákazníka, zpracování na základě námitky ukončí bez zbytečného odkladu.

S ohledem na specifický charakter činností společnosti (výkon advokacie) může být výkon některých práv subjektů údajů výrazně omezen (zejména pro případy zpracování osobních údajů týkajících se konkrétních právních případů).

Další informace v souvislosti se zpracováním osobních údajů poskytuje pověřenec pro ochranu osobních údajů na e-mailové adrese info@ak-kokes.cz. V případě realizace práv se můžete obrátit se svým požadavkem písemně na adresu sídla společnosti nebo e-mailem na info@ak-kokes.cz.

Na ochranu soukromí a osobních údajů dohlíží Úřad pro ochranu osobních údajů.

adresa: Pplk. Sochora 27 170 00 Praha 7

tel.: 234 665 111

web: www.uoou.cz

Tyto Zásady zpracování osobních údajů jsou účinné od 25. 5. 2018 a budou pravidelně aktualizovány.